L’impegno della Commissione sarà incentrato innanzitutto sul tema dell’“Ufficio del processo”.
L’istituzione dell’Ufficio del processo rappresenta un importante progetto di miglioramento del servizio giustizia, che attraverso la recente adozione dei decreti attuativi risulta arrivato alla fase terminale.
L’Ufficio del processo dovrà fornire un concreto supporto al lavoro dei magistrati.
Dovrà rappresentare innanzitutto lo staff del magistrato, in grado di supportarlo nell’esercizio della funzione giurisdizionale. La creazione dell’Ufficio per il processo è peraltro in linea con le maggiori esperienze europee, nelle quali lo staff di stretta collaborazione del magistrato è già una realtà. Dovrà rappresentare, inoltre, uno strumento di innovazione degli Uffici giudiziari, con ristrutturazione dei moduli organizzativi, che dovranno essere in parte “tarati” sulla base delle nuove energie lavorative immesse dalla riforma.
L’istituzione dell’Ufficio del processo, presso gli uffici dei Tribunali ordinari e delle Corti d’appello, è stata prevista dall’art. 50 del d.l. 24 giugno 2014, n. 90. Nell’impianto della legge citata faranno parte dell’Ufficio per il processo la magistratura onoraria, i tirocinanti (in specie quelli di cui all’art. 73 del d.l. 21 giugno 2013, n. 69, conv. con modificazioni dalla legge 9 agosto 2013, n.98 e quelli di cui all’art. 37, comma 5, del d.l. 6 luglio 2011, n. 98, conv. con modificazioni in legge 15 luglio 2011, n. 111), i magistrati onorari, il personale amministrativo e, per le strutture di Ufficio per il processo presso la Corte d’appello, i magistrati ausiliari (introdotti dall’art. 62 d.l. 21 giugno 2013, n. 69, conv. con modificazioni dalla legge 9 agosto 2013, n.98).
Il Ministero della Giustizia con il d.m. 1 ottobre 2015 ha dettato, inoltre, le linee guida per l’uniforme organizzazione dell’Ufficio del processo, lasciando ai singoli Uffici giudiziari ampia discrezionalità organizzativa, che si realizzerà attraverso lo strumento tabellare.
I compiti specifici dei soggetti assegnati all’Ufficio per il processo sono svolti nell’ambito e con riferimento alle competenze, attività e mansioni attribuite dalle rispettive normative di riferimento e per il personale amministrativo anche dalla contrattazione collettiva.
Per quanto riguarda la magistratura onoraria, in particolare, nell’ambito dell’intervento normativo che specificamente la riguarda (cfr. legge 28 aprile 2016 n.57 recante “Delega al Governo per la riforma organica della magistratura onoraria e altre disposizioni sui giudici di pace”), è previsto l’inserimento nelle strutture dell’Ufficio per il processo per i primi quattro anni del mandato.
Le attività svolte dai soggetti assegnati all’Ufficio del processo potranno essere varie nel contenuto e nelle modalità di esplicazione: ricerca dottrinale e dei precedenti giurisprudenziali, stesura di relazioni e di bozze di atti, collaborazione diretta con il magistrato per compiti strettamente ancillari all’attività di udienza e di preparazione della stessa, controllo della corretta gestione dei registri informatizzati e ogni altro compito di supporto al processo civile telematico e all’informatizzazione del processo penale.
Pertanto, i moduli organizzativi potranno essere variabili, in quanto, accanto alla previsione di destinazione di alcuni componenti dell’Ufficio del processo all’affiancamento del singolo magistrato, potrà ipotizzarsi la previsione all’interno degli Uffici giudiziari di strutture organizzative centrali con specifici compiti, che potranno operare sulla base di protocolli condivisi e con l’ausilio degli strumenti informatici in uso.
Per quanto riguarda, in particolare, l’informatizzazione dell’Ufficio del processo il d.m. 1 ottobre 2015 citato ha previsto all’art.3 che la DGSIA svilupperà gli applicativi informatici per il funzionamento, il coordinamento ed il controllo delle strutture organizzative denominate Ufficio del processo.
In quest’ambito, l’attività della Commissione dovrà essere innanzitutto di studio della normativa primaria e secondaria.
L’auspicio è che la Commissione possa giungere, inoltre, a delineare modelli organizzativi, anche tenuto conto dell’esperienza dei tirocini, ex art. 73 d.l.69/13, che secondo la previsione di un recente censimento della Direzione generale dei magistrati del Ministero della Giustizia ha visto nel corso del 2015 la presenza di ben 2.288 giovani laureati negli Uffici giudiziari.
Sarà utile a tal fine il raffronto con le esperienze di paesi stranieri, nonché lo studio dell’analisi compiuta da alcuni studi di consulenza delle sperimentazioni effettuate, anche in Italia, in alcuni Uffici giudiziari tra il 2008 ed il 2012, con l’apporto dei soli tirocinanti (Firenze e Milano).
Il tema dell’Ufficio del processo potrà vedere la suddivisione dei colleghi che fanno parte della Commissione in tre gruppi, civilisti, penalisti giudicanti e penalisti requirenti. Infatti, se è evidente che la prima parte dei lavori, relativa allo studio della normativa, è comune, la seconda parte, concernente l’elaborazione e la proposta di modelli organizzativi, dovrà essere differenziata per i tre indicati settori.
Detto questo, non vi è dubbio che la Commissione di studio dovrà essere impegnata anche su fronti più prettamente informatici. Rispetto a questi temi, probabilmente sarà sufficiente distinguere tra settore civile e settore penale, in quanto i penalisti giudicanti e requirenti “condividono” gli applicativi.
Per quanto riguarda il settore civile, interessanti saranno i lavori del sottogruppo misto, in materia di riforme delle norme processuali funzionali al processo civile telematico, cui partecipano parte dei membri della Commissione di studio sulle riforme processuali civili e, per quanto riguarda la Commissione sull’organizzazione del lavoro e l’informatizzazione, i colleghi Antonella dell’Orfano, Maria Lina Manuela Matta, Massimo Scarabello e Maria Angela Morea, che hanno manifestato la loro disponibilità.
A parte i lavori del sottogruppo misto, la Commissione si impegna a mantenere un’attenta e costante attività di monitoraggio delle problematiche di carattere tecnico attuative del PCT, attese le frequenti denunce dei colleghi di disservizi che si verificano nel funzionamento dei sistemi informatici in uso nel settore civile, nonché a raccogliere le indicazioni relative ad eventuali ulteriori questioni di carattere processuale conseguenti all’attuazione del processo civile telematico.
Per quanto riguarda, invece, il settore penale la situazione è molto meno organica, per la presenza di numerosi applicativi informatici, molti dei quali non integrati tra loro e con il principale sistema informatico del penale, SICP (TIAP, SIEP/ SIGE, SIAMM, SIPPI etc). La Commissione potrà quindi dedicarsi allo studio degli applicativi, evidenziando criticità e avanzando proposte, e monitorando le prospettive di integrazione dei sistemi allo studio del Ministero della Giustizia. Altro aspetto di interesse è quello dell’Assistenza sistemistica, rispetto alla quale sarà a breve indetta dal Ministero della Giustizia la gara per la stipula del nuovo contratto.