L’istituzione dell’Ufficio del processo, che attraverso la recente adozione dei decreti attuativi risulta arrivato alla fase terminale, può rappresentare un’importante opportunità per tutti gli Uffici giudiziari, in costante e ormai endemica carenza di organico sia di personale della magistratura che di quello amministrativo.
Perché ciò accada, è necessario che si verifichino due condizioni.
Innanzitutto, l’immissione negli Uffici giudiziari delle nuove energie lavorative deve essere significativa e costante, in quanto qualsiasi velleità di organizzazione è destinata evidentemente a fallire al di sotto di un determinato standard di risorse umane. Ed è responsabilità della politica, sotto tale profilo, fare in modo che la riforma non resti un vuoto simulacro, ma contribuisca effettivamente al miglioramento dell’efficienza degli Uffici.
D’altro canto, la riforma non deve trovarci impreparati, dovendo essere adeguatamente approntato sia un sistema di formazione omogenea e permanente dei componenti l’Ufficio del processo – oggi l’esperienza maturata in relazione ai tirocinanti ex art. 73 d.l. 69/13 vede prassi molto diverse, in considerazione dell’ampia discrezionalità lasciata ai capi degli Uffici nella determinazione dei contenuti, dei modi e dei tempi della formazione – sia moduli organizzativi che garantiscano l’ottimizzazione delle risorse.
Sotto tale ultimo profilo occorre senza dubbio fare tesoro, non solo delle esperienze europee, nelle quali lo staff di stretta collaborazione del magistrato è già una realtà, ma anche della recente esperienza italiana dei tirocini, ex art. 73 d.l. 69/13, che secondo la previsione di un recente censimento della Direzione generale dei magistrati del Ministero della Giustizia ha visto nel corso del 2015 la presenza di ben 2.288 giovani laureati negli Uffici giudiziari.
Preziosi potranno risultare, ancora, i progetti di modernizzazione del sistema giudiziario, finanziati con i fondi europei, che vedono il Ministero della Giustizia per la prima volta accreditato – con decisione datata 23 febbraio 2015 della Commissione Europea n. C(2015)1343, che, nell’ambito della Programmazione dei fondi strutturali 2014-2020, ha individuato il Ministero della Giustizia italiano come Organismo intermedio di gestione del Programma Operativo Nazionale Governance e Capacità Istituzionale – nella gestione diretta degli stessi con la finalità, tra le altre, proprio di garantire un supporto all’Ufficio del processo.
Solo con queste premesse l’Ufficio del processo potrà fornire un concreto supporto alle attività degli uffici giudiziari, andando a costituire innanzitutto lo staff del magistrato, in grado di supportarlo nell’esercizio della funzione giurisdizionale, ma anche uno strumento di forte innovazione, che assicuri un più efficiente impiego delle tecnologie dell’informatizzazione e della comunicazione, con conseguente ristrutturazione dei moduli organizzativi delle cancellerie e delle segreterie.
Il Ministero della Giustizia con il d.m. 1 ottobre 2015 ha dettato le linee guida per l’uniforme organizzazione dell’Ufficio del processo, lasciando ai singoli uffici giudiziari ampia discrezionalità organizzativa, che si realizzerà attraverso lo strumento tabellare.
È proprio ai capi degli uffici giudiziari che sarà, pertanto, attribuito il compito, attraverso lo strumento tabellare, di dare concreta attuazione all’Ufficio del processo.
L’organizzazione del lavoro dei componenti l’Ufficio del processo dovrà in particolare tenere conto che dello stesso fanno parte professionalità molto diverse tra loro, in quanto nell’impianto dell’art. 50 d.l. 24 giugno 2014 nr.90, che ha istituito l’Ufficio del processo presso gli uffici dei Tribunali ordinari e delle Corti d’appello, faranno parte del medesimo i tirocinanti (in specie quelli di cui all’art. 73 del d.l. 21 giugno 2013, n. 69, conv. con modificazioni dalla legge 9 agosto 2013, n.98 e quelli di cui all’art. 37, comma 5, del d.l. 6 luglio 2011, n. 98, conv. con modificazioni in legge 15 luglio 2011, n. 111), i magistrati onorari, il personale amministrativo e, per le strutture di Ufficio per il processo presso la Corte d’appello, i magistrati ausiliari (introdotti dall’art. 62 d.l. 21 giugno 2013, n. 69, conv. con modificazioni dalla legge 9 agosto 2013, n.98).
In relazione a tale aspetto il d.m. 1 ottobre 2015, che ha dettato le linee guida per l’uniforme organizzazione dell’Ufficio del processo, ha chiarito che i compiti specifici dei soggetti assegnati all’Ufficio per il processo sono svolti nell’ambito e con riferimento alle competenze, attività e mansioni attribuite dalle rispettive normative di riferimento e per il personale amministrativo anche dalla contrattazione collettiva. Per quanto riguarda la magistratura onoraria, in particolare, nell’ambito dell’intervento normativo che specificamente la riguarda (cfr. Disegno di legge recante “Delega al Governo per la riforma organica della magistratura onoraria e altre disposizioni sui giudici di pace” – ddl S.1738, XVII Leg.), è previsto l’inserimento nelle strutture dell’Ufficio per il processo per i primi quattro anni del mandato.
Le attività svolte dai soggetti assegnati all’Ufficio del processo potranno essere varie nel contenuto e nelle modalità di esplicazione: ricerca dottrinale e dei precedenti giurisprudenziali, stesura di relazioni e di bozze di atti, collaborazione diretta con il magistrato per compiti strettamente ancillari all’attività di udienza e di preparazione della stessa, controllo della corretta gestione dei registri informatizzati e ogni altro compito di supporto al processo civile telematico e all’informatizzazione del processo penale.
Accanto alla previsione di destinazione di alcuni componenti dell’Ufficio del processo all’affiancamento del singolo magistrato, potrà, inoltre, ipotizzarsi la previsione all’interno degli uffici giudiziari di strutture organizzative centrali con specifici compiti, che potranno operare sulla base di protocolli condivisi e con l’ausilio degli strumenti informatici.
Particolare attenzione dovrà essere assegnata all’impulso nell’utilizzazione delle risorse informatiche e allo sviluppo delle tecnologie e dei progetti di innovazione negli uffici giudiziari, secondo la precisa indicazione fornita dallo stesso legislatore, ad esempio attraverso l’istituzione di servizi di massimazione delle sentenze della sezione, presidi unici di una o più sezioni per la gestione di alcune attività connesse al processo telematico e all’informatizzazione del penale, servizi unificati di rilevazione statistica.
La sfida dell’Ufficio del processo è aperta.
Il successo della riforma, date le risorse umane, dipenderà dalla volontà e capacità di partecipazione diffusa di tutti gli attori del comparto giustizia alla riorganizzazione che ne deriverà. Lo stesso CSM, nella delibera del 17 giugno 2015 sulle Best practices, ha, del resto, evidenziato la necessità di apertura verso “saperi diversi” da quelli tradizionali del giurista, come quello della scienza dell’organizzazione. Il mondo del lavoro è in continua metamorfosi e il magistrato non può ritenersi immune. È necessario però che il cambiamento sia quanto più partecipato da parte di tutti i magistrati e non “subìto”, nella forte determinazione che l’efficienza del servizio giustizia non debba sminuire la centralità della funzione del giudice. È proprio nella capacità di mantenere un giusto equilibrio tra centralità della giurisdizione ed efficienza del servizio che si gioca la partita.