Spunti per la valorizzazione della conciliazione endoprocessuale attraverso la rilevazione statistica Il ruolo dell’informatica giudiziaria nella Buona Prassi conciliativa distrettuale
Il Progetto “Ufficio del processo, ragionevole durata e best practice conciliativa” presenta spunti di sicuro interesse in tema di informatica giudiziaria, in particolare sotto gli aspetti, tra loro intimamente connessi, della digitalizzazione degli atti processuali, dell’organizzazione dell’attività giurisdizionale e dell’elaborazione statistica dei flussi del contenzioso civile.
La Banca Dati Digitale Conciliativa (B.D.D.C.) è il prodotto informatico scaturito dalla proficua interazione tra i protocolli locali in tema di buone prassi e l’esigenza, ormai avvertita a livello nazionale, di dematerializzazione degli atti processuali e di realizzazione di archivi digitali degli Uffici giudiziari, in grado di favorire la divulgazione, la condivisione e la ripetibilità delle esperienze virtuose; rappresenta, inoltre, un’occasione per la ricerca di una più profonda coerenza interna del sistema giustizia, pur nell’attuale quadro caratterizzato da estrema scarsità di risorse, attraverso la massimizzazione di ogni possibile utilità apprestata dalle recenti riforme del processo civile, tra cui quelle concernenti l’implementazione di progetti avanzati di informatica giudiziaria.
L’attività di creazione e aggiornamento della Banca Dati è il frutto di un’inedita e proficua sinergia tra le risorse umane e tecnologiche pervenute agli Uffici giudiziari nel contesto dell’istituzione dell’Ufficio per il processoe dell’avvio del Processo Civile Telematico: gli stagisti ex art. 73 del c.d. “Decreto del Fare”e un piccolo numero di lavoratori con specifiche competenze informatiche, presenti in forza di convenzioni presso gli Uffici del Distretto, collaborano, infatti, alle fasi operative, consistenti nella catalogazione, classificazione e preparazione dei documenti informatici da importare nell’archivio digitale.
La tecnologia informatica, oltre a caratterizzare il prodotto di sintesi, ha un ruolo propulsivo nell’implementazione di un metodo scientifico per il monitoraggio e la valutazione degli effetti della Buona Prassi; l’obiettivo di un’adeguata rilevazione statistica finalizzata all’analisi, sotto il profilo quantitativo e temporale, dei flussi definitori conseguenti all’impiego di schemi conciliativi nella sede giurisdizionale contenziosa, evidenziato nelle linee guida del Progetto, viene in concreto conseguito grazie al supporto e all’assistenza tecnica del locale C.I.S.I.A., ufficio periferico di D.G.S.I.A. Il Progetto, in relazione ai suoi profili di interesse dal punto di vista dell’innovazione organizzativa e tecnologica, ha ottenuto visibilità in svariate iniziative promosse dal Ministero della Giustizia, dal CSM e dalle strutture della formazione dei magistrati.
La rilevazione statistica della conciliazione endoprocessuale: l’esperienza barese
L’interesse suscitato dal Progetto in ambito infradistrettuale è legato anche, per quel che attiene ai profili più squisitamente inerenti l’informatica giudiziaria, a uno dei suoi approdi maggiormente innovativi, consistente nella messa a puntodi un originale e ripetibile metodo di rilevazione statistico-informatica delle ordinanze ex art. 185 bis c.p.c. emesse e dei procedimenti definiti, a seguito della proposta conciliativa del giudice, con qualsiasi modalità alternativa alla sentenza.
L’attendibile rilevazione, su base locale, della diffusione del nuovo istituto di diritto positivo della proposta transattiva del giudicee dei connessi effetti deflativi del contenzioso, in particolare più risalente, è frutto della realizzazione di un apposito Protocollo operativofondato su un originale e innovativo metodo di interrogazione “mirata” degli applicativi ministeriali.
La sperimentazione, avviata a partire da gennaio 2016 presso il Tribunale di Bari, permette per la prima volta l’estrazione di una vera e propria statistica tendenzialmente esaustiva delle conciliazioni endoprocessuali; ciò in quanto l’elaborazione viene condotta in modo da “tracciare” tutti i fascicoli comunque “smaltiti” a seguito della proposta conciliativa del giudice, indipendentemente dalla forma e dalla tipologia di definizione, e dunque anche in ipotesi di mero abbandono delle cause.
Alla base dell’impostazione del censimento statistico vi è la semplice constatazione che se il procedimento risulta definito per cancellazione/ estinzione in un determinato intervallo temporale, successivo all’emissione di una proposta conciliativa del giudice, l’associazione dei due “eventi” estrapolati dal sistema informatico consente di pervenire alla conclusione, dotata di un elevatissimo grado di credibilità razionale, che l’abbandono della causa sia dovuto all’accordo delle parti in adesione alla proposta conciliativa.
L’interrogazione del sistema avviene, attualmente, con cadenza trimestrale, e resta cristallizzata in un report, articolato in un prospetto analitico in formato EXCEL, riepilogativo dei dati numerici delle ordinanze ex art. 185 bis c.p.c. emesse e dello stato dei fascicoli in cui le medesime risultano pronunciate; detti fascicoli, ove censiti come ancora “pendenti” in sede di prima rilevazione, vengono monitorati nei trimestri successivi fino alla definizione, con distinzione per tipologia delle varie forme definitorie. Il monitoraggio, per come concretamente eseguito, consente, quindi, da un lato di apprezzare la diffusione dello strumento processuale della proposta conciliativa del giudice, dall’altro di verificarne l’esito, evincibile dalla tipologia di definizione delle controversie interessate18. Il primo report riassuntivo dei dati relativi alla diffusione della proposta conciliativa del giudice e della sua incidenza definitoria è programmato al termine del primo anno di monitoraggio (1° gennaio 2016-31 dicembre 2016), pur nella consapevolezza che la limitatezza dell’intervallo temporale di riferimentoconsentirà di rilevare essenzialmente un trend, suscettibile di ulteriore approfondimento e verifica attraverso l’estensione del monitoraggio a successive annualità.
La rilevazione statistica delle conciliazioni endoprocessuali: dal workaround alla modifica evolutiva dei sistemi informatici ministeriali
La rilevazione informatica eseguita tramite i sistemi ministeriali nell’ambito del Progetto ha il merito di perseguire concretamente un obiettivo difficilmente raggiungibile prima dell’informatizzazione della giustizia: garantire la differenziazione del dato statistico “neutro”, relativo al numero complessivo di procedimenti cancellati, estinti o abbandonati, mediante una ragionata estrapolazione, dal totale delle definizioni, di tutte quelle non casuali, ma direttamente e interamente riconducibili all’attività conciliativa endoprocessuale.
Ciò dimostra che attraverso la predisposizione di idonei – ma non particolarmente onerosi o complessi – accorgimenti tecnici, può conseguirsi l’obiettivo di recuperare in chiave statistica un’attività specifica e qualificata, di natura giurisdizionale, allo stato del tutto priva di monitoraggio e rendicontazione.
Del resto, la rilevazione, in quanto eseguita mediante i sistemi informatici ufficiali adottati dal Ministero, utilizzati su tutto il territorio nazionale, si presta agevolmente a essere adottata in maniera capillare e uniforme presso tutti gli Uffici giudiziari; tanto potrebbe avvenire già nell’immediato, con l’adesione al Progetto degli uffici interessati e l’estensione dei Protocolli della Buona Prassi, come detto agevolmente ripetibili ed esportabili.
Tuttavia, l’elaborazione di una statistica a vocazione nazionale delle conciliazioni endoprocessuali non potrebbe che trarre giovamento dall’adozione di un approccio di maggiore scientificità e adeguatezza tecnologica, in una prospettiva di potenziamento della sua efficienza ed efficacia, attraverso l’implementazione di un modulo di rilevazione interamente automatizzato, una volta conseguite le già auspicate modifiche evolutive dei sistemi informatici.
Non sembra, infatti, potersi prescindere dall’adozione di una modifica evolutiva del SICID e della Consolle del magistrato, finalizzata all’adeguamento dei “tipi di evento”, predeterminati dal sistema informatico, alla varietà di provvedimenti giurisdizionali alternativi alla sentenza, tra cui l’ordinanza contenente una proposta conciliativa del giudice.
Solo l’espressa introduzione di un “evento” codificato e univocamente associato al provvedimento giurisdizionale tipico può, infatti, assicurare, all’interno degli applicativi del PCT, un censimento informatico immediato, uniforme, esaustivo e totalmente attendibile della conciliazione endoprocessuale.
Ed invero, il censimento informatico mediante workaround presenta l’intrinseco limite di dipendere dall’annotazione aggiuntiva effettuata dal funzionario di Cancelleria nell’ambito del Protocollo della Buona prassi, sicché, oltre ad essere indubbiamente più macchinoso, non assicura l’assoluta esaustività della rilevazione, dal momento che ad ogni involontaria omissione dell’annotazione manuale consegue l’irrecuperabilità del dato in sede di interrogazione del sistema per “parola chiave”.
La richiesta di modifica evolutiva è stata già formalizzata a livello distrettuale e inoltrata al Ministero per analisi e approvazione nel gennaio 201620; tuttavia, è immaginabile che possa acquisire una più elevata priorità ove la medesima esigenza sia avvertita ed espressa anche da ulteriori Uffici e Distretti giudiziari.
La centralità del dato statistico della conciliazione endoprocessuale per la valutazione quali-quantitativa del lavoro giudiziario
Oggi più che mai occorre acquisire la piena consapevolezza che l’estrazione di una rilevazione statistica ufficiale dell’incidenza delle conciliazioni endoprocessuali sulle definizioni complessive dei procedimenti civili è diventata una priorità da condividere tra tutti i magistrati e i dirigenti degli Uffici giudiziari.
Se è vero che la rilevazione informatica è stata sin qui sperimentata con successo nel quadro della Buona prassi distrettuale, è pur vero che l’obiettivo sotteso a tale elaborazione statistica non può dirsi circoscritto a livello locale, ma ha la vocazione di acquisire centralità sotto ulteriori e molteplici aspetti di rilievo nazionale, strettamente connessi alle stime di produttività del giudice e dell’ufficio.
Il dato della conciliazione endoprocessuale è meritevole di valorizzazione già nella predisposizione dei c.d. “programmi di gestione”, in sede di formulazione delle indicazioni richieste in materia di produttività e carichi esigibili, tanto più presso Uffici giudiziari particolarmente gravati da carichi di arretrato di procedimenti civili, in cui l’adozione di buone prassi conciliative può diventare una vera e propria soluzione organizzativa, orientata al contenimento dei tempi di durata media dei procedimenti e di smaltimento dell’arretrato.
Né questo può definirsi un mero auspicio, bensì piuttosto una realtà concreta e attuale, atteso che la recentissima Circolare CSM n. prot. 22890/2016 del 9 dicembre 2016, in tema di programmi di gestione dei procedimenti civili ex art. 37, d.l. n. 98/2011, ha espressamente recepito tale prospettiva, richiedendo ai capi degli uffici di tenere conto, ai fini della produttività sostenibile e del carico esigibile, di tutte le definizioni, anche diverse dalle sentenze, e dell’attività conciliativa dei magistrati (punto 4).
In tale ottica, ogni singolo Ufficio giudiziario deve poter disporre di una base di dati sulla conciliazione endoprocessuale, non limitata ai procedimenti definiti con verbale di conciliazione, ma in grado di dar conto dell’intero volume di contenzioso smaltito per effetto degli sforzi conciliativi profusi dai magistrati, quand’anche formalmente definito con estinzione o cancellazione della causa dal ruolo; una statistica esaustiva, con l’introduzione di un correttivo tecnico idoneo a evitare la confluenza delle definizioni diverse dalla sentenza in una macro-categoria indifferenziata (i c.d.“altrimenti definiti”), si pone quale precondizione indispensabile per una realistica valutazione dei risultati raggiunti rispetto agli obiettivi perseguiti.
La medesima elaborazione statistica può fornire utili spunti anche in sede di valutazione della professionalità del magistrato, alla luce della particolare significatività del dato relativo alle definizioni comunque direttamente ricollegabili all’attività conciliativa e dell’indubbia rilevanza di tali flussi definitori ai fini di un più compiuto apprezzamento della specificità professionale, delle doti organizzative nella gestione del ruolo e dell’impegno e aggiornamento del singolo giudice.
Anche in quest’ambito, la predisposizione di una statistica dettagliata dei procedimenti conciliati, traducendosi nell’effettivo superamento dei limiti connaturati alla tipologia del dato attualmente ricavabile dal sistema, rimuoverebbe ogni ostacolo di carattere pratico rispetto alla finalità condivisa di valorizzazione della conciliazione quale attività giurisdizionale a tutti gli effetti, anch’essa indice di laboriosità individuale.
L’elaborazione di una statistica ufficiale, specificamente riferita all’emissione di ordinanze contenenti proposte transattive e alle definizioni correlate, appare, del resto, coerente con l’attuale assetto normativo, in cui l’attività conciliativa del giudice è stata espressamente codificata, attraverso la previsione di un provvedimento giurisdizionale tipico; in una prospettiva di necessaria verifica di efficacia anche delle scelte normative in tema di media-conciliazione, l’analisi dei flussi definitori degli Uffici giudiziari può costituire un momento fondamentale, ponendosi quale ideale forma di completamento del monitoraggio statistico espressamente previsto per l’attività di mediazione obbligatoria e consentendo, oltretutto, una comparazione tra i risultati della mediazione e della conciliazione endoprocessuale, in grado di stimolare ogni opportuna riflessione sugli strumenti di a.d.r. e sulla loro interoperabilità.
In questa nuova prospettiva, ci si augura che l’esperienza maturata presso il Tribunale di Bari possa fornire un utile esempio pratico di come conseguire, attraverso l’informatica giudiziaria e gli applicativi del PCT, un’elaborazione statistica “arricchita”, fondamentale per la costruzione di un patrimonio di dati condivisi tra gli Uffici giudiziari e utilmente spendibili in chiave organizzativa e auto-valutativa rispetto a obiettivi riconosciuti, anche a livello di politica legislativa, come di assoluta priorità e rilevanza, quali la deflazione del contenzioso giurisdizionale, l’abbattimento della durata media dei processi e lo smaltimento dell’arretrato più risalente.
Non da ultimo, si esprime l’auspicio che la magistratura possa unanimemente riconoscersi nell’esigenza di una più completa valorizzazione della professionalità del giudice civile, ormai chiamato dal legislatore a impiegare numerosi strumenti di risoluzione alternativa delle controversie, tradizionalmente estranei all’impostazione culturale e professionale della categoria, nella consapevolezza che a questa parziale riconversione professionale, ormai doverosa e conseguibile solo tramite impegnativi percorsi di studio e aggiornamento, debba necessariamente corrispondere un’adeguata valutazione delle abilità conciliative acquisite, nell’ottica di un auspicabile rafforzamento della motivazione e della consapevolezza dei giudici nell’utilizzo di tecniche e moduli media-conciliativi.
Si tratta di un cambiamento culturale impegnativo, ma che vale la pena promuovere, nella convinzione che, nell’attuale stato di emergenza della giustizia civile – afflitta, pur a fronte di livelli di produttività tanto elevati da essere insostenibili per i singoli giudici, da un arretrato non interamente fronteggiabile con l’approccio tradizionale della definizione contenziosa –, la conciliazione endoprocessuale possa effettivamente tendere alla realizzazione degli obiettivi di contenimento della durata delle controversie, favorendo, in definitiva, quel benefico recupero di fiducia dei cittadini nella giustizia e nelle istituzioni di cui la nostra società ha estremo bisogno e di cui la magistratura, accettando questa sfida, può ancora essere protagonista e artefice.