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Presente e futuro dell’informatizzazione del processo penale

di Alessandra Cataldi - 29 maggio 2017

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Il Processo Penale Telematico, a differenza di quanto avvenuto con il Processo Civile Telematico, non è ancora oggetto di specifica previsione normativa, ad eccezione di quanto previsto dal d.l. 179/2012 (art. 16, comma 9 lett. c) bis), che ha introdotto l’obbligatorietà delle notifiche penali telematiche a persona diversa dall’imputato.


Il Ministero della Giustizia, titolare come previsto dalla Costituzione (art. 110) dell’organizzazione e del funzionamento dei servizi relativi alla giustizia, sin dagli anni 90 ha comunque informatizzato i registri di cancelleria sulla base della normativa in vigore, senza tuttavia prevedere un sistema unico nazionale.


L’informatizzazione del settore penale ha di fatto sempre sofferto della mancanza di un disegno unitario, circostanza che ha consentito sia il proliferare di sistemi nazionali non integrati tra loro (processo di esecuzione o misure di prevenzione), ma anche di sistemi, in particolare i registri penali della cognizione e i gestori documentali, differenti e diffusi sul territorio a macchia di leopardo.


Con la scelta di adottare il SICP come registro unico nazionale per il processo di cognizione è iniziata un’inversione di tendenza da parte del Ministero della Giustizia di cui è espressione anche la circolare 204354/2016, emanata dalla Direzione Generale Giustizia Penale in tema di attuazione del registro unico penale e criteri generali di utilizzo, elaborata sulla base di linee condivise da un apposito gruppo di lavoro (Procure e tutte le articolazioni del Ministero della Giustizia).


I SISTEMI ATTUALMENTE IN USO


Il Sistema Informativo della Cognizione Penale (SICP) è un sistema complesso composto da un modulo REGEWEB – di utilizzo on-line del sistema (registro) con i sottosistemi AGI, Atti&Documenti, BDMC (Banca Dati delle Misure Cautelari personali), Work Area del Casellario, Portale delle notizie di reato – e dai moduli SIRIS (interrogazioni puntuali del sistema, anche dello “storico” derivante dalle migrazioni di fascicoli dai precedenti registri) e Consolle del magistrato – con i sottosistemi Scadenzario, Agenda, Calendar (per la gestione dei servizi della Procura), Giada (per le assegnazioni dei processi al dibattimento), Estrattore statistico.


Il sistema di cognizione è allo stato privo di interlocuzione/interoperabilità con gli altri sistemi della galassia penale, tra cui i sistemi documentali di supporto per la dematerializzazione del fascicolo penale quali AUROR@, TIAP, SIDIP e DIGIT, nonché i sistemi SIAMM, SIES, SIGMA, SNT, SIPPI; è invece integrato con la Piattaforma Documentale. Sono inoltre in via di dispiegamento i sistemi SITMP (per le misure di prevenzione), Big Hawk (progetto il cui obiettivo è la costruzione di motori di ricerca di supporto alle indagini), SIVAG (sistema di gestione dei veicoli o beni in custodia in relazione ai custodi giudiziari) realizzati con fondi per le sole regioni obiettivo, assoggettati a un periodo di latenza di cinque anni nella diffusione nazionale.


In questo panorama variegato e perseguendo l’obiettivo di unificare i sistemi penali per arrivare alla realizzazione di un sistema unico, la DGSIA ha iniziato pertanto un percorso complesso di ricostruzione della documentazione, verifica dei codici sorgenti, verifica delle funzionalità e delle performance dei vari sistemi.


Avvalendosi anche di audit con il mondo universitario, sono in fase di consolidamento tutti i sistemi in uso per diffondere e utilizzare, garantendone nel frattempo la maggiore integrazione/interoperabilità possibile, sistemi omogenei sul territorio, presupposto questo ineludibile sia di ogni intervento organizzativo sulla sicurezza, sia per la progettazione e realizzazione del PPT.


La strategia della DGSIA è stata esplicitata con una nota del 9.12.2015 in cui venivano recepite le indicazioni del Consiglio Superiore della Magistratura sul Processo Penale Telematico.


Nell’ottica della omogenea informatizzazione degli uffici, dopo la diffusione nazionale del SICP e del SIGMA, è stato scelto come unico gestore documentale il TIAP, per il quale sono in corso significative evoluzioni: lo sviluppo per gli uffici di secondo grado, una prima integrazione con il SICP, la disponibilità delle copie degli atti per gli avvocati tramite Portale dei Servizi Telematici.


La scelta del TIAP quale gestore documentale nazionale – scelta è utile ribadire, temporanea in attesa della reingenerizzazione di tutti i sistemi dell’area penale – ha comportato la preventiva materiale installazione del software in tutte le sale server, terminata a ottobre 2016. Da gennaio 2017 sono stati pianificati corsi di formazione, organizzati dalla DGSIA e dalla Direzione Generale del Personale - Ufficio II, per il personale amministrativo per il corretto utilizzo dei sistemi.


Inoltre sono in corso gli adeguamenti tecnologici di tutti i sistemi, che ne garantiranno maggiore sicurezza e facilità di uso. A seguito dell’adeguamento tecnologico, e sempre nell’attesa della realizzazione del PPT, sono iniziate alcune sperimentazioni per la consultazione da remoto dei sistemi. In particolare è in corso di collaudo la consultabilità sul portale dei servizi telematici (PST) dei dati del SIUS (Sistema Informativo degli Uffici di Sorveglianza). Infine, tra gli sviluppi più significativi realizzati nell’ultimo anno, è in corso di diffusione la nuova versione del redattore di atti (l’applicativo atti e documenti 2.0).


Oggi, con quanto è già a disposizione degli uffici e seppure con i limiti derivanti dalla frammentazione dei sistemi attualmente in uso, si possono ottenere, nel processo di cognizione, significativi benefici dal punto di vista dell’organizzazione a partire dall'iscrizione della notizia di reato fino all’invio degli atti in Cassazione secondo quanto recentemente previsto dalla circolare della Direzione Generale della Giustizia Penale.


Così a titolo esemplificativo – e seguendo il flusso del processo penale dalla trasmissione della notizia di reato in Procura da parte degli organi di polizia giudiziaria alla trasmissione degli atti in Corte di Cassazione – la comunicazione di notizia di reato viene trasmessa dalle fonti alla Procura attraverso il portale delle notizie di reato; in Procura si iscrive la notizia di reato utilizzando i dati già inseriti dalle fonti e contenuti nelle annotazioni preliminari del SICP, previa verifica della congruità degli stessi.


La notizia di reato cartacea (con gli allegati), la cui trasmissione telematica con conseguente automatica alimentazione del gestore documentale è in via di sviluppo, può essere inserita manualmente nel gestore documentale e costituire il primo atto del fascicolo digitale. Con la sottoscrizione di Protocolli tra Ufficio di Procura e Tribunale (ufficio GIP e Riesame), utilizzando il gestore documentale, gli atti dei procedimenti relativi a misure cautelari possono già essere trasmessi, dematerializzati, sia al GIP sia al Riesame.


Il Protocollo sottoscritto parallelamente con le Associazioni Forensi (Consiglio dell’ordine e Camera Penale) consente ai difensori di consultare e ricevere copie degli atti (sia in formato digitale che analogico) dei processi digitalizzati da postazioni dedicate (negli uffici di maggiori dimensioni Front Office penale), limitando l’accesso in cancelleria.


È in fase di analisi l’accesso dei difensori al Portale dei Servizi Telematici. La digitalizzazione degli atti del fascicolo processuale, non obbligatoria, in alcuni uffici è stata estesa anche ai c.d. affari semplici ed in particolare ai procedimenti per i quali l’azione penale si esercita con la richiesta di emissione del decreto penale di condanna.


Le richieste di decreto penale possono essere in tal caso redatte con il modulo di SICP Atti&Documenti (che consente di estrarre i dati dal registro per la redazione dell’atto e consente a tutti i soggetti che nelle fasi successive dovranno redigere un atto di utilizzare i dati e i capi di imputazione di volta in volta inseriti nel registro) e il fascicolo dematerializzato viene trasmesso all’ufficio GIP attraverso la piattaforma informatica documentale. Anche in questo caso i difensori possono consultare al Front Office il fascicolo digitale.


L'eventuale successiva opposizione al decreto penale allo stato è gestita nelle modalità tradizionali (con la trasmissione del fascicolo cartaceo). La gestione del fascicolo digitale al dibattimento richiederebbe un impegno organizzativo e di spesa ulteriore perché sarebbe necessaria una differente cablatura delle aule e la realizzazione di postazioni di lavoro informatiche per i PM e per le Difese, nonché lo sviluppo del software per consentire alle difese di depositare gli atti in udienza.


I cancellieri del dibattimento penale e del gip possono già utilizzare comunque, dalla postazione informatica del pretorio, il registro (rege web) per gli adempimenti di udienza (scarico al Sicp dei rinvii, definizioni etc.). L’utilizzo del modulo Banca Dati Misure Cautelari (BDMC) consente di gestire la misura cautelare dalla sua emissione/esecuzione.


Il modulo implementa lo scadenzario (della Consolle del magistrato) consentendo di tenere sotto controllo scadenze e adempimenti legati al ruolo. Lo scadenzario consente anche di monitorare le scadenze dei termini delle indagini e del deposito delle sentenze. Da Rege Web si implementa anche il casellario giudiziale e il fug (fondo unico giustizia).


Il carico pendente nazionale è stato istallato in via sperimentale nel solo distretto di Catania in attesa della diffusione su tutto il territorio nazionale. All’esito dell’esercizio dell’azione penale, il Tribunale può assegnare i processi con il sistema GIADA, modulo applicativo di Consolle integrato in SICP.


L’utilizzo del sistema di assegnazione automatica, a seguito di sottoscrizione di Protocollo con l’ufficio di Procura, consente di eliminare, per i processi a citazione diretta, la trasmissione della richiesta cartacea tra uffici; la Procura, ottenuta informaticamente l’assegnazione (secondo i parametri stabiliti dal presidente del Tribunale) del processo invierà il fascicolo cartaceo dopo le notifiche del decreto di citazione che, se effettuate con la PEC di sistema del gestore documentale, costituiscono il primo atto digitale del fascicolo del dibattimento aperto sul gestore documentale stesso. Attraverso la Consolle sono possibili le estrazioni statistiche, anche comparate, del lavoro dei magistrati.


Inoltre con un ulteriore modulo del sistema (SICP/Consolle – modulo calendar) è possibile la distribuzione automatica dei servizi (udienze e turni di reperibilità) dei magistrati della Procura.


Con il modulo SIRIS invece è possibile, attraverso specifiche query, interrogare il sistema (in relazione, ad esempio, a tipologie di reato, tempi e modalità di definizione), nonché rilasciare certificati attestanti le iscrizioni nel registro di cui all’art. 335 cpp.


Il gestore documentale consente a tutti gli attori del processo la visualizzazione (e a seconda delle fasi processuali l’inserimento) degli atti; anche la Corte d’Appello e la Procura Generale hanno accesso al gestore documentale potendo visualizzare gli atti del primo grado; sono in corso gli sviluppi per la gestione del secondo grado.


All’esito della recentissima integrazione del portale dei verbali trascrittivi nel gestore documentale, il fascicolo del dibattimento si implementerà in maniera pressoché automatica.


Nel contempo l’utilizzo della PEC di sistema consente l’immediata fruizione, nel fascicolo digitale, dell’atto scansionato e delle relative risposte semplificando la verifica della regolarità delle stesse da parte di tutti i soggetti interessati.


LE PROSPETTIVE FUTURE


Le evidenti peculiarità del processo penale rispetto a quello civile consentono allo stato di prevedere il massimo supporto a tutti gli attori del processo nella gestione di dati e documenti. L’obiettivo primario è quello di progettare e realizzare, con la prossima gara di cui è in corso la stesura del capitolato, il PPT portando nel frattempo tutti gli uffici al medesimo livello di informatizzazione possibile.


Quello sul PPT è quindi un intervento prioritario che sarà realizzato anche con i fondi del programma “PON Governance e capacità istituzionali” approvato dalla commissione europea il 24.2.2015.


Solo al raggiungimento di questo obiettivo, consolidati i sistemi, garantita la sicurezza necessaria e realizzato un unico sistema, potrà pianificarsi il superamento del processo cartaceo anche con la previsione di opportuni interventi normativi, in particolare sulla obbligatorietà del deposito telematico della notizia di reato, presupposto di qualunque successiva scelta.


L’esperienza maturata nella realizzazione e sviluppo del PCT dovrà guidare le scelte sul PPT proprio in relazione al superamento del processo cartaceo.


Qualunque innovazione ed in particolare l’introduzione di nuovi sistemi informatici negli Uffici giudiziari impone agli uffici stessi un onere organizzativo e riorganizzativo che presuppone formazione del personale sul materiale utilizzo del software e soprattutto una completa informazione ai dirigenti degli uffici, ai rid e ai magrif sulle funzionalità e le potenzialità dei sistemi stessi.


Il valore aggiunto del gestore documentale, per esempio, non è (solo) quello di dematerializzare il fascicolo cartaceo per ottenere un archivio digitale delle procedure facilmente consultabile, bensì quello di utilizzare il fascicolo digitale tra uffici del circondario e del distretto consentendo altresì ai difensori la consultazione e il rilascio delle copie degli atti a loro ostensibili.


Lo sforzo organizzativo richiesto non è quindi solo del singolo ufficio, ma dei vari uffici coinvolti che devono necessariamente coordinarsi tra loro. In tal senso la DGSIA sta costruendo – anche attraverso la piattaforma e-learning e nella consapevolezza dell’importanza dell’informazione e della formazione – una rete informativa che possa supportare gli Uffici giudiziari, e in particolare i dirigenti, i rid e i magrif nell’adozione dei sistemi messi a disposizione dal Ministero.


In conclusione l’informatizzazione del processo penale, a seguito della scelta del registro unico penale (e a partire dalla trasmissione della notizia di reato) presuppone il superamento della visione dei sistemi informativi quali meri registri di cancelleria, presuppone la consapevolezza degli Uffici giudiziari di muoversi all’interno di un sistema unico e circolare in cui accuratezza, qualità e affidabilità dei dati, del cui trattamento sono titolari i capi degli uffici, condizionano l’attività di tutti gli uffici, si riverberano sulle parti del processo, incidono sull’organizzazione quotidiana del lavoro e sulle scelte organizzative a monte, dalla redazione dei programmi di gestione alla pianificazione strategica delle attività, dalla valutazione qualitativa e quantitativa dell’attività dei singoli, anche comparata, alla predisposizione delle piante organiche.

Autore
Alessandra Cataldi
Responsabile area penale DGSIA – Ministero della Giustizia

Il processo penale telematico, a differenza di quanto avvenuto con il processo civile telematico, non è ancora oggetto di specifica previsione normativa, ad eccezione di quanto previsto dal d.l. 179/2012 (art. 16, comma 9 lett. c) bis), che ha introdotto l’obbligatorietà delle notifiche penali telematiche a persona diversa dall’imputato. Alessandra Cataldi